Kearsipan merupakan
salah satu macam pekerjaan tatausaha atau pekerjaan perpustakaan, yang banyak
dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpan surat,
dokumen dan buku. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
salah satu macam pekerjaan tatausaha atau pekerjaan perpustakaan, yang banyak
dilakukan setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun swasta.
Kearsipan menyangkut pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpan surat,
dokumen dan buku. Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan,
pennyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dibunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan Negara. Arsip dinamis dilihat dari
kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip akrif dan arsip inaktif.
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan,
pennyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dibunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan Negara. Arsip dinamis dilihat dari
kegunaannya dibedakan menjadi dua, yaitu arsip akrif dan arsip inaktif.
Arsip statis adalah
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung umtuk perencanaan pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip Nasional Republik
Indonesia atau arsip Nasional Daerah.
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung umtuk perencanaan pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya,maupun untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip Nasional Republik
Indonesia atau arsip Nasional Daerah.
a. Sistem penataan arsip
Sistem penataan arsip
atau filling system adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan sacara aman dan ekonomis. Menurut
sedarmayanti (2003:70) ada 5 (lima) Macam sistem penataan arsip yaitu :
atau filling system adalah kegiatan
mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis,
menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan sacara aman dan ekonomis. Menurut
sedarmayanti (2003:70) ada 5 (lima) Macam sistem penataan arsip yaitu :
1. Sistem Abjad/Alphabetical
filling system
filling system
Sistem abjad adalah
salah satu sistempenataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas
yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan
mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad :
salah satu sistempenataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas
yang berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan
mengindeks. Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad :
a)
Paham peraturan pengindeks
Paham peraturan pengindeks
b)
Menyiapkan lembar tunjuk
silang
Menyiapkan lembar tunjuk
silang
c)
Menyiapkan peralatan arsip
Menyiapkan peralatan arsip
 |
| Gambar : Sistem Abjad |
2. Sistem Masalah/Perihal/Subject
filing system
filing system
Sistem masalah adalah
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah :
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan
dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan yang menggunakan
sistem ini. Persiapan penataan arsip berdasarkan masalah :
a)
Menyusun daftar indeks
Menyusun daftar indeks
b)
Menyiapkan kartu indeks
Menyiapkan kartu indeks
c)
Menyiapkan peralatan arsip
Menyiapkan peralatan arsip
 |
| Gambar : Sistem Masalah |
3. Sistem Nomor/Numerical
Filling System
Filling System
Sistem nomor adalah
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey dengan menggunakan notasi
angka 0-9. Penyusunan arsip dengan sistem nomor membutuhkan daftar klasifikasi
yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor,perusahaan atau
perpustakaan.
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kelompok permasalahan yang
kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu. Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey dengan menggunakan notasi
angka 0-9. Penyusunan arsip dengan sistem nomor membutuhkan daftar klasifikasi
yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor,perusahaan atau
perpustakaan.
Pengarsipan
Dewey dibagi kedalam 10 tingkat permasalahan, masalah utama terdiri dari 10
masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub
masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama
masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup
semua dalam klasifikasi.
Dewey dibagi kedalam 10 tingkat permasalahan, masalah utama terdiri dari 10
masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub
masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama
masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup
semua dalam klasifikasi.
Persiapan penataan arsip berdasarkan
nomor :
nomor :
a)
Menyusun pola klasifikasi
arsip
Menyusun pola klasifikasi
arsip
b)
Menyiapkan peralatan arsip
Menyiapkan peralatan arsip
 |
| Gambar : Sistem Nomor |
4. Sistem Tanggal/Urutan Waktu/Cronoligical
Filing System
Filing System
Sistem tanggal adalah
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun
yang mana pada umunya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan
dari datangnya surat. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal :
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun
yang mana pada umunya tanggal yang dijadikan pedoman termaksud diperhatikan
dari datangnya surat. Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal :
a)
Menentukan pembagian
tanggal, bulan dan tahun.
Menentukan pembagian
tanggal, bulan dan tahun.
b)
Menyiapkan peralatan arsip
Menyiapkan peralatan arsip
 |
| Gambar : Sistem Tanggal/Urutan Waktu |
5. Sistem Wilayah/Daerah/Regional/Geographical
filling system
filling system
Sistem wilayah adalah
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu. Persiapan penataan berdasarkan wilayah :
salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau
wilayah tertentu. Persiapan penataan berdasarkan wilayah :
a)
Menentukan pengelompokan
daerah/wilayah
Menentukan pengelompokan
daerah/wilayah
b)
Menyiapkan peralatan arsip
Menyiapkan peralatan arsip
b.
Pengarsipan Dewey
Pengarsipan Dewey
Klasifikasi menurut
Dewey adalah pengelompokan
yang sistematis dari sejumlah
objek, gagasan, buku
atau benda-benda lain
ke dalam kelas
atau golongan tertentu berdasarkan
ciri-ciri yang sama. Sistem klasifikasinya disebut Dewey Decimal
Clasification (DDC). DDC merupakan
salah satu sistem penomoran yang digunakan di berbagai
perpustakaan di dunia yang disusun oleh Mevil
Dewey pada tahun 1873, yang diterbitkan pertama kali
pada tahun 1876, kemudian dikembangkan
oleh Library Congress sesuai dengan
perkembangan ilmu
pengetahuan. Pengelompokan koleksi
perpustakaan dengan sistem
DDC akan semakin terinci
sehingga diharapkan akan
dapat memberikan nomor pengelompokan yang lebih tepat untuk
suatu objek. Pengelompokan menurut sistem DCC yang diterapkan di perpustakaan
SMK Negeri 2 Lubuk Basung adalah sebagai berikut :
Dewey adalah pengelompokan
yang sistematis dari sejumlah
objek, gagasan, buku
atau benda-benda lain
ke dalam kelas
atau golongan tertentu berdasarkan
ciri-ciri yang sama. Sistem klasifikasinya disebut Dewey Decimal
Clasification (DDC). DDC merupakan
salah satu sistem penomoran yang digunakan di berbagai
perpustakaan di dunia yang disusun oleh Mevil
Dewey pada tahun 1873, yang diterbitkan pertama kali
pada tahun 1876, kemudian dikembangkan
oleh Library Congress sesuai dengan
perkembangan ilmu
pengetahuan. Pengelompokan koleksi
perpustakaan dengan sistem
DDC akan semakin terinci
sehingga diharapkan akan
dapat memberikan nomor pengelompokan yang lebih tepat untuk
suatu objek. Pengelompokan menurut sistem DCC yang diterapkan di perpustakaan
SMK Negeri 2 Lubuk Basung adalah sebagai berikut :
1)
000 Karya Umum
000 Karya Umum
2)
100 Filsafat
100 Filsafat
3)
200 Agama
200 Agama
4)
300 Ilmu Sosial
300 Ilmu Sosial
5)
400 Bahasa
400 Bahasa
6)
500 Ilmu Pengetahuan Murni
500 Ilmu Pengetahuan Murni
7)
600 Ilmu Pengetahuan Terapan
600 Ilmu Pengetahuan Terapan
8)
700 Kesenian dan Olahraga
700 Kesenian dan Olahraga
9)
800 Kesusastraan
800 Kesusastraan
10) 900 Sejarah dan Geografi
JIKA BERMANFAAT, MOHON KLIK IKLANNYA 🙂
Terimakasih telah membaca di Aopok.com, semoga bermanfaat dan lihat juga di situs berkualitas dan paling populer Piool.com, peluang bisnis online Topbisnisonline.com dan join di komunitas Topoin.com.
